در جهت خلق ارزش جدید، راه حل زیرساخت خدمات محتوا (CSP) درطی فاز ها و مراحل مختلفی در سازمانها قابل اجرا است که هر فاز نیازمندی های متفاوتی را دارا است که در ابتدای کار، فاز اول مشاوره مهندسی اسناد است.
مهندسی اسناد یعنی
شناسایی فرمت ها، گردش کارها و دستورالعمل هایی که از لحظه تولد تا امحاء یک سند دخیل هستند.
فازها و مراحل بعدی پروژه راه اندازی زیرساخت خدمات محتوا بر اساس نتایج حاصله از فاز مشاوره مهندسی اسناد تدوین می شوند.
- چه چیزهایی برای ما سند هستند؟
- مدل مبنای هر سند چیست و متا دیتای آن چیست؟
- چه اولویتی دارند؟
- دسته بندی و کلاس بندی هر سند چگونه است؟
- قواعد دسترسی به آنها چگونه است؟
- چه دوره عمری در سازمان دارند؟
- چرخه گردش آنها در پرونده ها و بخش و واحد های سازمان چگونه است؟
انجام این کار نیازمند سالها تجربه و آموزش است که در شرکت آبان همانند یک فعالیت روزمره چندین سال تمرین شده است.
در مرحله بعد بسته به نیاز سازمان، ماژول های مورد نیاز برای راه اندازی و پیاده سازی زیرساخت خدمات محتوا در سازمان تعیین می گردند.
از ابزارهای مورد استفاده در فازهای طراحی و تحلیل می توان به پرسشنامه های تخصصی موجود در این شرکت برای تعیین محدوده، حجم اطلاعات، ساختارهای ارتباطی و فرمت ها و گردش کارها اشاره نمود.
مزایای حاصل از اجرای مشاوره مهندسی اسناد چیست ؟
- ایجاد و یکپارچه سازی سامانه های مدیریت اسناد در سطح ادارات، دوایر و شعب
- تسریع و تسهیل دریافت، مدیریت، ذخیره، نگهداری، آرشیو و بازیابی محتوا در سطوح مختلف
- کاهش یا حذف عملیات دستي از مراحل دریافت اسناد تا بازیابی
- برقراري امنيت بيشتر در نگهداري اطلاعات اسناد سازمان
- نظارت دقیق بر دسترسی کاربران به اسناد و مشاهده گردش کار اسناد
- افزايش محسوس و منطقی سرعت و كيفيت انجام فرآیندهای مختلف گردش اسناد سازمان
- انطباق فرایند ها با آیین نامه امحا اسناد بانک مرکزی ج.ا.ا
استانداردهای مرجع مهندسی اسناد
بسته به سازمان و نوع فعالیت آن، استاندارد مورد رجوع جهت آرشیو اسناد براساس نتایج تحلیلی مهندسی اسناد متفاوت است. بطور مثال در حوزه بانک و بیمه، استاندارد اصلی در این پروژه SEC-17a بخش 4 است. که قواعد و نیازمندی های آرشیو الکترونیکی اسناد بانکی را مشخص نموده و همچنین دستور العمل نگهداری و امحا اسناد بانک مرکزی اجرا می گردد.