این سیستم بر مبنای این واقعیت طراحی شده است که اطلاعات تولید شده در سازمان معمولا در چند هفته پس از تولید دائما مورد مراجعه قرار می گیرند اما به تدریج نرخ مراجعه به آنها کاهش می یابد ، در عین حال بسیاری از آن اطلاعات را باید تقریبا برای همیشه نگهداری کنیم.