آرشیو هوشمند اطلاعات
به سیستمی می توانیم یک سیستم مدیریت اسناد حقیقی گوئیم که در تمام دوره عمر یک سند از آن پشتیبانی کند. همچنین می بایست، نیاز سیستم ها برای تضمین عملکردهای رقومی سازی، جستجو، ویرایش، ارسال، توزیع، دسته بندی اطلاعات و بایگانی را تا مرحله از بین بردن اسناد برآورده سازد و این مبنای طراحی و تولید سیستم آرشیو اسناد شرکت آبان می باشد.
اهداف اصلی این سیستم که برای سازمان های متوسط و بزرگ تولید شده است، عبارتند از:
- قابل اطمینان بودن صحت و اصالت اسناد آرشیو شده
- امکان مدیریت حجم بالای 100 ترابایت از اسناد و عدم بروز مشکل در کارکرد سیستم در صورت لزوم، ارتقا امکانات سخت افزاری متناسب با افزایش حجم اطلاعات و یا تعداد کاربران
- امکان پوشش نیازمندی های توزیع شده
- امنیت در تمامی مراحل اسکن اسناد
- جلوگیری از دستکاری های غیر مجاز در محتوای اطلاعات
- فشرده سازی مناسب اطلاعات با توجه به حجم بالای آنها
- رمز نگاری در انتقال و ذخیره اطلاعات
- تولید خودکار کپی های ثانویه
- مدیریت کامل دوره عمر اسناد اسکن شده و کنترل نسخ
اجزای این سیستم در هر واحد سازمانی به شرح زیر می باشند:
- نرم افزار دریافت اطلاعات و اسکن اسناد
- نرم افزار مدیریت اسناد جهت دسترسی به سوابق و انجام اصلاحات
- ممکن است بر اساس فرآیند طراحی شده گردش کار ساده ای جهت تایید صحت اسناد توسط مدیر مرکز نیز وجود داشته باشد.
معماری آرشیو هوشمند آبان به شرح زیر است:
- نرم افزار مدیریت اسناد
- سیستم ذخیره سازی چندلایه اطلاعات
- سخت افزار ذخیره سازی امن اسناد
ممکن است اجزای پردازش مجدد اطلاعات و یا نرم افزارهای مقابله با بحران نیز به این بخش اضافه شوند که ترکیب بندی آنها به روش انجام کار، ساختار مرکز داده، بودجه و سایر نیازمندی ها بستگی دارد.
بخش اسکن اسناد
در این بخش مفهومی فراتر از صرفا اسکن اسناد مورد نیاز است که بهتر است آن را دریافت و رقومی سازی اطلاعات (Capturing) بنامیم، چرا که کارکردهایی مانند تشخیص خودکار نوع اسناد و دریافت اطلاعات و تطبیق آنها نیز در این بخش انجام می شود. بطور خلاصه کارکردهای این جز به شرح ذیل می باشند:
- دیجیتال کردن سریع گروهی از اسناد با کیفیت مناسب
- دسته بندی و مرتب سازی خودکار اسناد
- تشخیص نوع اسناد و امکان بهره گیری از خواندن یا چاپ بارکد یک یا دو بعدی
- فشرده سازی اسناد
- ایجاد امضای الکترونیکی مسوول اسکن و ثبت تاریخ
- رمز نگاری خروجی اطلاعات
بخش نرم افزار مدیریت اسناد
نرم افزار مدیریت اسناد، وظیفه مدیریت و در دسترس قرار دادن یک سند در طول دوره عمر آن را دارا می باشد.
- ذخیره امن اسناد بدون تغییر، نمایه گذاری و جستجو جزو قابلیت های هسته ای سیستم آرشیو و قابلیت های کنترل نسخ و به اشتراک گذاری جزو قابلیت های مورد نیاز برای مدیریت اسناد زنده می باشد.
- این نرم افزار باید توان مدیریت اطلاعات در سطح ترابایت و همچنین توزیع شدگی در سطح کشور را دارا باشد.
- امنیت سیستم در کلیه ابعاد کاربردی، در این سیستم بسیار کلیدی است.
- استاندارد SEC17a-4 می تواند به عنوان مرجع قابلیتهای ایمنی مورد مراجعه قرار بگیرد.
سیستم ذخیره سازی چند لایه
- سیستم ذخیره سازی چند لایه یا Hierarchical Storage Managemenet وظیفه ذخیره امن اطلاعات را بر عهده دارد.
- کارکردهای ذخیره ارزان قیمت و امن اطلاعات، جلوگیری از بروز خرابی، اطمینان از حفظ اصالت اطلاعات در لایه نرم افزاری در این سیستم قرار دارد و بدون آن امکان بهره گیری از سخت افزارهای تخصصی آرشیو نیز امکان پذیر نمی باشد.
سخت افزار تخصصی آرشیو
بر اساس مقالات گارتنر بویژه الگوی 1-2-3 وجود یک لایه ذخیره سازی نوری در معماری چنین سیستمی کاملا ضروری است. دلایل عمده آن بطور خلاصه به شرح ذیل می باشند:
- اطمینان صد درصد از عدم امکان دستکاری در اطلاعات قابلیت یکبار نوشتن دیسک نوری
- (WORM (Write Once Read Many کاملا سخت افزاری و غیر قابل تخریب توسط هکر یا ویروس یا خطا
- مانایی بسیار طولانی اطلاعات حدود 150 سال
- هزینه نگهداری اطلاعات بسیار پایین
- قابل ترکیب در یک معماری چند لایه با سیستمهای RAID به منظور در اختیار داشتن سرعت بالا و امنیت و مانایی بالا