آیا برای تحول دیجیتال دیر شده است؟

رقومی سازی[1]، ابزارمند شدن[2] و تحول دیجیتال[3] سه مفهومی است که این سالها به شدت بر سر زبان­هاست اما گاها به اشتباه به جای یکدیگر استفاده می شوند.

اکثر مواقع افراد دو مفهوم رقومی سازی و ابزارمند شدن و همچنین مفاهیم تحول کسب و کار و تحول دیجیتال کسب و کار را به اشتباه به جای یکدیگر به کار می برند. این مفاهیم در گذر زمان تغییرات بسیاری کرده و نیاز است تا دقیقا آشکار شود که هر کدام در کجا و چگونه استفاده می شوند. در هر سازمان نیاز است نقاط شکست ابزارمند شدن شناسایی گردد تا نقطه عطفی برای تحول دیجیتال سازمان باشد.

رقومی سازی تبدیل هر مدرک فیزیکی یا آنالوگ (اسناد کاغذی، تصاویر میکروفیلم، عکس، صدا، سیگنالها، سوابق درمانی، تصاویر پزشکی، مختصات جغرافیایی و مکانی، کارت های شناسایی و …) در سازمان به فرمت دیجیتالی می باشد که از طریق کامپیوتر می توان به آنها دسترسی داشت. این تبدیل، پایان ماجرا نیست استخراج اطلاعات و داده ها از اسناد و مدارک دیجیتال شده نیز موضوع بحث است که در فرایند رقومی سازی می توان به آنها دست یافت.

رقومی سازی اسناد و مدارک جایگزینی برای نسخه اصلی اسناد، تصاویر و رسانه های سازمان نیست، با اینکه بنا بر دستورالعمل ها و الزامات قانونی موجود در هر صنعت یا کسب و کاری گاهی نیاز است تا اسناد و مدارک پس از مدت زمانی مشخص امحا گردند ولی با استفاده از رقومی سازی می توان برای دسترسی همیشگی نسخه دیجیتال آن ها را ذخیره نمود. به طور مثال با گرفتن عکسی از یک ساختمان، آن ساختمان دیجیتایز نشده، در صورتی که اطلاعات و داده های مربوط به آن عکس استخراج گردد، میتوان اینطور قلمداد نمود که مدرک شما دیجیتایز شده و در واقع در اینجا رقومی سازی هم معنی و هم خانواده مفهوم اتوماسیون می باشد.

اسناد و مدارک به دلیل اینکه ممکن است در گردش های کاری و فرآیند های سازمانی استفاده شوند، دیجیتایز می گردند. بنابراین برای خودکار سازی فرآیند های سازمانی، داده ها و اطلاعات اسناد و مدارک فیزیکی استخراج و ثبت می شوند.

در واقع منظور از رقومی سازی حرکت از اسناد و مدارک فیزیکی و کاغذی به داده های دیجیتالی و از فرآیند های دستی کاغذی به فرآیند ها و گردش های کاری خودکار و دیجیتال می باشد.

اکثر اوقات ابزارمند شدن به جای رقومی سازی تعریف و استفاده می شود اما در واقع مفهومی دیگر است. ابزارمند شدن عبارت است از تبدیل تعاملات، ارتباطات، وظایف و کارکرد های سازمان و مدلهای کسب و کار به حالت دیجیتال همچنین  ابزارمند شدن کسب و کار به معنی  توانمند سازی، بهبود یا تحول عملیات سازمان، وظایف و ماموریت سازمان و یا فعالیت ها و مدلهای کسب و کار می باشد که از طریق تکنولوژی های دیجیتال و استفاده وسیع از محتوا و داده های دیجیتایز شده محقق می شود. در واقع ابزارمند شدن به رقومی سازی اطلاعات نیاز دارد یا به طور دقیق می توان گفت که به داده ها نیاز دارد.

مورد بعدی دیجیتالیزه نمودن بخشی از سازمان یا کسب و کار می باشد. زمانی که از محیط کاری دیجیتال صحبت می شود، ذهن اکثر افراد به این سمت می رود که از حداقل کاغذ استفاده شود در حالی که محیط کاری دیجیتال به طور کامل راجع به موضوع دیگری است. بدان معنا که در محیط کاری دیجیتال پرسنل به گونه دیگری کار می کنند. با استفاده از ابزار های دیجیتالی همچون موبایل و دستگاه های ارتباط جمعی و زیرساخت های ارتباطی انحصاری که همگی سیستم های دیجیتالی هستند پرسنل به راهی که دیجیتالی تر باشد هدایت می شوند که در این صورت فرصت های جدید و متفاوتی ایجاد خواهد شد که لازمه آن داده های دیجیتایز شده بیشتری است. می توان گفت ابزارمند شدن مسیر را برای تحول دیجیتال و سازمان دیجیتالی هموار می کند. براساس تعریف اخیر از مفهوم ابزارمند شدن و سناریو های آینده نگری، از تکنولوژی های دیجیتالی در کلیه فعالیت های شخصی و عمومی تا حد ممکن می توان استفاده نمود. کاربردهای مانند مشتریان دیجیتالی و افزایش سهم بازار در فضای دیجیتال، ظهور درمان و مراقبت های بهداشتی دیجیتالی، رشد دیجتالیزه شدن دولت، بازاریابی، خدمات مشتریان و غیره. به عبارت دیگر دیجیتال شدن در تمامی بخش ها و صنایع محقق شود.

تفاوت میان ابزارمند شدن و تحول دیجیتال

به طور خلاصه ابزارمند شدن عبارت است از استفاده از تکنولوژی های دیجیتالی و داده های (دیجیتالی و دیجیتایز شده) برای تولید درآمد، بهبود کسب و کار، جایگزینی یا تحول فرآیند های کسب و کار (نه صرفا دیجیتایز نمودن آنها) و ایجاد محیطی برای کسب و کار دیجیتال که در آن اطلاعات دیجیتالی محوریت اصلی دارد. امروزه تحول دیجیتال بسیار وسیعتر از ابزارمند شدن یک سازمان دیجیتال است و به ساختن پلهای بیشتری برای تعیین استراتژی تحول دیجیتال نیاز است.

امروزه بسیاری از شرکت هایی که به طور جدی برای اسکن اسناد فعالیت می کنند به غلط از عبارت “تحول دیجیتال” برای دیجیتایز نمودن اسناد و فرآیند ها استفاده می نمایند. در واقع با اینکه تحول دیجیتال پدیده ایی جامع است اما برخی تنها به جنبه هایی خاص از آن نگاه کرده و بر آن متمرکز هستند.

تعریف گوگل از تحول دیجیتال؛ تحول عمیق و پر شتاب فعالیت ها، فرآیند ها، مزیت های رقابتی و مدلهای کسب و کار به تغییرات و فرصت های تکنولوژی های دیجیتال و تاثیر آنها در سطح جامعه به روش استراتژیک می باشد. تحول دیجیتال موضوعی عمیق و قابل بحث است ولی زمان و موقعیت برای تشریح بیشتر کوتاه و کم است. بنابراین به طور خلاصه تحول دیجیتال نیازمند ابزارمند شدن و رقومی سازی سازمان می باشد چرا که دارایی اصلی تحول دیجیتال، داده های دیجیتال مربوط به اطلاعات، دانش، هوش، فعالیت و مدلهای کسب و کار می باشد.

————————————————————————————————————————–

[1] Digitization

[2] Digitalization

[3] Digital Transformation