تحول مدیریت اسناد به خدمات محتوا

در گذشته اولویت با بایگانی و مدیریت اسناد فیزیکی بود اما با پیشرفت فناوری اطلاعات اولویت به مدیریت محتوای سازمانی و مدیریت آن تغییر یافت و امروزه اولویت اصلی با اطلاعات الکترونیکی می باشد. امروزه دیگر از مدیریت محتوای سازمانی ([1]ECM) صحبتی بر زبانها نیست بلکه براساس گزارش‌ اخیر گارتنر خدمات محتوا (CS)[2] انقلابی در بازار ECM به پا کرده که بیانگر تغییر کاربری سامانه های سیلو محور[3] و جامع به سمت سیستم های یکپارچه و باز است.

تولد ECM

اولین بار مدیریت محتوای سازمانی در سال 2001 معرفی شد، ارائه دهندگان سیستم های مدیریت اسناد سازمانی، قابلیت های انواع مختلف مخازن و سیلو های محتوایی را با هم ادغام کردند تا در یک زیرساخت واحد، محتوای سازمانی را فارغ از نوع آن مدیریت کنند. در واقع ECM، پیوند دهنده مدیریت اسناد سازمانی ( EDM[4])، مدیریت محتوای وب(WCM[5]) و مدیریت دارایی دیجیتال ( DAM [6]) می باشد. اینگونه تغییر در سیستم های مدیریت محتوای سازمانی به قدری قابل تامل بود که باعث معرفی ECM به دنیا شد.

ECM با دو ماموریت پا به عرصه سیستم های مدیریتی نهاد:

• اول: تایید کرد که محتوای پشتیبانی شده توسط سیستم های جداگانه قبلی (EDM، WCM، DAM) کماکان الزامات کسب و کار را پوشش می دهند همچنین اسناد، صفحات وب و رسانه­ های غنی[7]، قالب پرونده ایی متفاوتی داشته و در طول عمر خود به روش‌های مشابه مدیریت می‌شوند.
• دوم: یک زیرساخت واحد را برای کل محتوای سازمانی شامل اسناد فیزیکی، اسناد دیجیتال تولید شده، صفحات وب، رسانه‌های غنی و محتوای شبکه های اجتماعی ارائه نموده است.

در طول زمان، ECM  تکامل پیدا کرد و تکنولوژی های جدید مانند مدیریت سوابق، صفحات وب و رسانه‌های غنی به آن اضافه شد همچنین روش استفاده از این تکنولوژی های جدید نیز تغییر یافت. مدیریت محتوای سازمانی در یک زیرساخت واحد به دلیل تفاوت زیاد use case های آن‌ها، سخت‌تر شد و بدین صورت ECM معنای جدیدی یافت.

معرفی ECM

در گزارش سال 2015 گارتنر، اصطلاح مدیریت محتوای سازمانی (ECM)، راهبرد و معماری فنی را توصیف می‌کند که از انواع محتوا و فرمت در طول دوره عمر محتوا پشتیبانی می‌نماید. ECM می تواند به عنوان یک راهبرد به شرکت‌ها در کنترل محتوای آن‌ها، فرآیندهای کسب و کار، انطباق محتوا، مدیریت سوابق و اشتراک گذاری و تبادل محتوا و اسناد کمک کند. ECM را به عنوان یک معماری فنی می توان به صورت یک مجموعه از محصولات با کاربری شخصی یا سازمانی و یا به عنوان محصولاتی جداگانه با معماری مشترک در زیرساخت ارائه داد.

به طور خلاصه مدیریت محتوای سازمانی را میتوان اینگونه تعریف نمود :

«ECM مجموعه ایی از استراتژی ها، متدها و ابزار هایی جهت برداشت، رقومی سازی، مدیریت، ذخیره سازی و ارائه محتوای مرتبط با فرآیند­های سازمانی است همچنین مدیریت اطلاعات غیر ساختارمند سازمان را با هر فرمتی که موجود باشد، ممکن می سازد. »

چالش های ECM

ECM به جای تمرکز بر روی محتوا سعی داشت اسناد را مدیریت کند که این نقطه ضعفی در ماموریت اول آن بود همچنین صفحات وب و رسانه‌های غنی باز هم به صورت جدا از محتوا مدیریت می شدند در واقع اصول استانداردی برای ارتباط موثر بین ECM و سیستم های WCM و BPM وجود نداشت.

بیشتر مشتریان اذعان داشتند سیستم ECM صرفا پیاده سازی اصولی استاندارد در این حوزه می باشد و زیرساختی واحد نیست، لذا ماموریت دوم که مدیریت کل محتوای سازمان در یک زیرساخت واحد بود نیز زیر سوال رفت.

همچنین :

• از نظر مشتریان، ECM اغلب تحت عنوان سیستم رقومی سازی اطلاعات[8] تلقی شده است.
• برخی اوقات ECM، سیستم آرشیو اسناد یا سیستم مدیریت خروجی ها[9] تلقی شده است.
• فقط بر اطلاعات غیر ساختار­مند تمرکز شده است.
• ECM موفق نشده است خود را با SMAC[10] سازگار نماید.

به این دلیل که تنوع زیادی در کاربری ها وجود داشت، ارائه دهندگان سیستم ECM نمی توانستند متناسب با تقاضا و نیاز مشتری سیستم های مناسب را تولید کنند اما از آنجایی که همه محتوای سازمانی دارای ارزش تجاری بودند لازم بود طبق فرآیند­ها و دستورالعمل های استاندارد و به صورت هدفمند مدیریت شوند. چالش جدید سازمان­ها این بود که چه رویکردی را برای مدیریت محتوای سازمانی اتخاذ کنند تا کل محتوا را صرف نظر از اینکه چگونه و کجا ذخیره شده است را مدیریت کند.

ظهور زیرساخت خدمات محتوا

در سال ۲۰۰۸ استاندارد خدمات اشتراکی مدیریت محتوا(CMIS)[11] ارائه شد که نتیجه سالها تلاش ارائه دهندگان سیستم مدیریت محتوا در صنایع مختلف بود و راه را برای سیستم ECM  به عنوان زیرساخت خدمات محتوا(CSP[12]) هموار نمود.

استاندارد CMIS نقشه راهی را برای صنعت ارائه نمود. ارائه دهندگان به سرعت با استاندارد جدید، خود را تطبیق دادند تا بتوانند به عنوان رهبران بازار ( که هنوز تحت عنوان CS نام گذاری نشده بود ) فعالیت کنند. بسیاری CMIS را با مشخصه های مکمل به زیرساخت های خود اضافه نمودند.

در آن سالها CMIS با مدل CSP هنوز ارائه نشده بود و اشتراک گذاری و تبادل محتوا در سطح سازمان برای همه کاربران نیازی اساسی بود ولی هنوز از ایمیل برای استفاده اشتراکی محتوا استفاده می شد. اشتراک گذاری و تبادل محتوا، انگیزه ایی برای پیاده سازی CMIS بود لذا تلاش های بسیاری برای ایجاد ابزار جدید انجام شد و تیم های پیشتاز مایکروسافت و اسلک[13] طرح اولیه CMIS را پیاده سازی نمودند.

معرفی CS

رهبران بازار همچون (IBM، OpenText، SER Group، Hyland و … )CS را اینگونه تعریف کرده اند: «مدیریت اطلاعات و داده های سازمانی (EIM[14]) مجموعه ایی از استراتژی ها، متدها و ابزار هایی جهت برداشت، رقومی سازی، مدیریت، ذخیره سازی و ارائه محتوای مرتبط با فرآیند­های سازمانی است همچنین مدیریت اطلاعات سازمان را با هر فرمتی که موجود باشد، ممکن می سازد»

با توجه به گزارش سال 2016 گارتنر تحت عنوان «بازآفرینی ECM و معرفی زیرساخت و اپلیکیشن خدمات محتوا» CSP، مجموعه ایی از سرویس ها و میکرو سرویس هاست که به عنوان محصولی یکپارچه یا اپلیکیشن های جداگانه با اشتراک گذاری API ها و مخازن، از انواع مختلف محتوا بهره برداری می­نماید. CSP رابط های کاربری متفاوتی را در سراسر سازمان پوشش می­دهد.

در واقع تمرکز CS بر حل چالش­های فرآیند ها با استفاده از راه­حل های چندگانه و یکپارچه در سازمان می باشد.

تفاوت میان CS و ECM

ماموریت اصلی ECM دستیابی به طیف وسیعی از اهداف عملیاتی با استفاده از یک زیرساخت متمرکز بوده و بسیاری از سازمانها با استفاده از ECM به عنوان سیستمی متمرکز به موفقیت دست یافته اند. به هر حال، CS رویکردی جدید برای بهبود کارایی عملیاتی است و متکی بر ابزار های چندگانه و استراتژی های انجام کار میباشد. در گزارش بازآفرینی ECM، گارتنر تفاوت میان این دو رویکرد را بررسی می کند.

راه­ حل­ های ECM بر مدیریت محتوا و مخزن داده ها تمرکز داشتند اما طی چند سال کاربران نیازمندی­ های جدیدی را در زمینه سیستم مدیریت محتوا احساس کردند و در نتیجه ارائه دهندگان با تمرکز بر چگونگی استفاده محتوا توسط افراد و تیمها (داخلی و خارجی) برای تولید محتوا، همکاری، اشتراک گذاری و تحول در فرآیند­های کاری محصول جدیدی تحت نام CS ارائه نمودند.

مزیت زیرساخت خدمات محتوا برایسازمان­ها

سازمان میتواند CS را با استفاده از یکپارچه سازی راه حل های تکنولوژی در سراسر مجموعه به کار گیرد. در CSP با بکار گیری اطلاعات و فرآیندهای بقیه سیستمها، آنها را یکپارچه نموده و در اختیار ذی نفعان قرار می دهد که خود باعث صرفه جویی در زمان و هزینه می شود.

کلید اصلی پیاده سازی متدولوژی CS  یکپارچه سازی زیرساختها ، اپلیکیشن ها و اجزا (Components) خدمات محتوا می باشد.

رویکرد CS

رویکرد CS به جایی که محتوا ذخیره شده توجه داشته و بر سوالات مهم دیگری چون سوالات زیر متمرکز می باشد.

• چه کسی محتوا را ذخیره و پردازش نموده است؟
• با توجه به اهداف کسب و کار کدام تکنولوژی های فراتری می توانند با زیرساخت ذخیره سازی متمرکز یکپارچه شوند ؟
• راهبرد محتوای شخصی سازی شده چگونه به افراد به صورت کارا تر کمک می کند ؟

پاسخ به سوالات فوق به سازمان ها این اجازه را می دهد تا رویکرد استراتژیک و جامع تری را برای بهبود عملیاتشان اتخاذ کنند. همچنین برای آنها این امکان را ایجاد می کند تا منابع متعددی را در اختیار خود قرار دهند تا اشتراک گذاری و پردازش اطلاعات را بهبود بخشیده، بهره‌وری را افزایش داده و هوشمندتر گردند.

مزیت های CSP

برای داشتن محتوایی جامع، قابل اطمینان و همه جانبه نیاز است تا به آسانی به ابزارها، زیرساخت­های ذخیره سازی اطلاعات و انواع فرمت های محتوایی دسترسی وجود داشته باشد تا در یک قالب واحد و متمرکز ارائه شوند. همچنین لازم است تا اطلاعات کافی در زمان مناسب با ابزار مناسب در اختیار مخاطب مجاز قرار گیرد. مخاطب ممکن است کاربری مجاز یا اپلیکیشنی خودکار با حق دسترسی به محتوای دیجیتالی باشد.

با توجه به حجم انبوه اطلاعات سازمانی، CSP گزینه ایی مناسب جهت خودکار­سازی فرآیند­ها و توزیع محتوا در سراسر سازمان می باشد.

امروزه کاربران انتظار دارند تا اپلیکیشن ها در هر ابزاری، رابط کاربری گرافیکی آسانی داشته و به راحتی در دسترس باشند بنابراین لازم است CSP در اپلیکیشن های موبایل، وب و یا هر کلاینت دیگری نیز در دسترس باشد.

اهداف مشابه ، رویکرد متفاوت

مدیریت محتوای سازمانی و زیرساخت خدمات محتوا به اهداف مشابه خواهند رسید اما در عمل از رویکرد های متفاوتی از هم استفاده می کنند. به طوری که CSP از ترکیبی از استراتژی و تکنولوژی یکپارچه برای دستیابی به این اهداف استفاده می کند، اما ECM برای دستیابی به آنها در یک سیستم واحد هدف گذاری می کند. چه سازمان شما از رویکرد CSP برای بهبود عملیات استفاده کند یا به فلسفه متمرکز سازی محتوای سازمانی معتقد باشد، میتواند چشم اندازی ارزشمند با به کارگیری هرکدام از متدولوژی ها باشد.

————————————————————————————————————————————–

[1] Enterprise Content Management

[2] CS – Content Services

[3] Silo-Based

[4] Enterprise Document Management

[5] Web Content Management

[6] Digital Asset Management

[7] Rich Media

[8] Capturing Information System  سیستمی است که صرفا در جهت انجام و مدیریت اسکن اسناد و برداشت و رقومی سازی اطلاعات از اسناد اسکن شده استفاده می شود.

[9] Output Management System سیستمی است که صرفا خروجی های اسنادی و محتوایی گردش های کاری سازمان را مدیریت میکند.

[10] Social, Mobile, Analytics, Cloud

[11] Content Management Interoperability Services

[12] Content Services Platform

[13] Slack

[14] Enterprise Information Management