چرا بستر خدمات محتوا (CSP) زیر بنای اصلی تحول دیجیتال است ؟

مقدمه

امروزه تحول دیجیتال در بسیاری از سازمانها بر سر زبان هاست. و همه میدانیم که در دنیای مدرن امروز تنها راه بقا در بازار بهترین راه حل است، سازمان نیاز به مدیریت صحیح دارایی های دیجیتال خود دارد.

بسیاری از راه حل ها و تکنولوژی ها برای این مهم گرد هم آمده اند. بستر خدمات محتوا (CSP) به طور ویژه جهت کمک به شرکت ها و سازمانها برای جهش از رویکرد های قدیمی و ناکارامد به مدیریت اطلاعات و حرکت درمسیر تحول دیجیتال که کارامدی های بسیار را برای سازمان به ارمغان می آورد به کار گرفته می شود.

در ادامه سه علت مهم که «چرا باید برای تحول دیجیتال، بستر خدمات محتوا را در سازمان خود پیاده سازی کنیم؟» بیان شده است.

بستر خدمات محتوا ستون فقرات تحول دیجیتال

1- کاربران ترجیح می دهند ابزار کاری خود را در اپلیکیشن های شخصی خویش داشته باشند

آخرین باری که سیستمی که در محل کار از آن استفاده می کنید بیشترین ارزش را برای شما در زندگی شخصی به ارمغان آورده است چه زمانی است؟ این مورد اغلب برای افراد اتفاق نمی افتد اما کارکنان مدرن هر روز آنرا تجربه می کنند و به معنای صرفا استفاده از موبایل و اپلیکیشن های مبتنی بر فضای ابری نیست، بلکه منظور اپلیکیشن هایی است که کارهایی خاص انجام داده و مشکلات خاصی را حل می کنند. در واقع نقابی است برای نرم افزار های سنتی سازمان جایی که رابط کاربری استاندارد برای کلیه کاربران مشترک است. اما برای تحول دیجیتال کاربران نیاز به یکپارچگی دارند، بنابراین وضعیت فعلی کمک شایانی به آنها نخواهد کرد،

خوب CSP چه کمکی می کند؟ یکی از ویژه ترین جملاتی که میتوان به CSP منصوب کرد عبارت است از : « محتوا در کانتکست یعنی اساسا دراختیار گذاشتن اطلاعات مناسب در زمان مناسب به کاربران و ایجاد دسترسی برای آنها جهت انجام کارهای مفید و مرتبط با آن اطلاعات».

این قابلیت از زاویه دید نرم افزاری بسیار مشکل است با اینکه همه افراد نیازمندی های خاصی دارند اما از دیدگاه CSP این قابلیتی است که به سازمان ها، تیم ها و کاربران نهایی اجازه می دهد تا راه حل های شخصی سازی شده ای را بدون نیاز به کد نویسی خاصی خلق کنند. تسهیلات تولید اپلیکیشن سریع و منعطف مستقیما در بالادست متادیتا و اطلاعات در سراسر سازمان قرار می گیرد.

بدین معنا که راه حل ها می توانند برای نشان دادن اطلاعات از منابع مختلف، ترکیب فرایند های جداگانه قبلی و یکپارچه سازی خدمات مدرن و مبتنی بر فضای ابری مانند شناسایی GIS، تحلیل های مبتنی بر هوش مصنوعی AI  ساخته شوند و مهمترین مورد اینکه این راه حل ها می توانند به سرعت ساخته شده و همواره در دسترس باشند درواقع میتوانید راه حل های اپلیکیشنی و خاصی را بسازید که یک قسمت از پازل سازمانی را حل میکنند آنرا منتشر کرده و میتوانید بیشتر و بیشتر بسازید. کلیه این راه حل ها در پلتفرمی واحد و یکپارچه با اطلاعات مشابه تولید می شوند که کد های سفارشی را کاهش داده و نیازمندی ها برای تعمیرات و نگهداری نرم افزار ها را به حداقل می رساند.

این سطح از شخصی سازی، در بالادست پلتفرم استاندارد و مشترک ایجاد شده نه تنها می تواند تحول دیجیتال را تسریع کند بلکه در حالتی قابل تکرار هم بازگشت سرمایه ROI در کوتاه مدت ارائه داده و هم در بلند مدت هزینه کل مالکیت TCO را کاهش می دهد.

2- بهره برداری از سیستم های قدیمی (نسل قبل) حیاتی است.

برای حرکت رو به جلو اغلب نیازمند شناسایی مشکلات گذشته هستیم.  طبق تحقیقات AIIM 75 درصد از سازمانها عنوان کرده اند که دسترسی به اطلاعت قفل شده در سیستم های قبلی حیاتی است. این نیازمندی اصلی و مرکزی برای دستیابی به تحول دیجیتال واقعی در سازمان است.

نیاز به استفاده از سیستم های قدیمی با چالش های بسیار زیادی رو به روست در واقع با حجم عظیمی از اطلاعات ارزشمندی رو به رو هستیم که در بسیاری از سازمانها قفل شده و یا غیر قابل دسترسی هستند. بهره گیری از این اطلاعات به معنی انتقال این اطلاعات از سیستم های قدیمی به جدید نیست! در واقع یک سیستم CSP عالی با سیستم ها و نرم افزار های قدیمی نیز یکپارچه می شود، متادیتای سیستم قدیمی را در CSP جانمایی کرده و دسترسی نظام مندی را به اطلاعات و محتوا در سیستم های قدیمی ارائه می کند.

جستجوی نظام مند ساده مرحله اول است (دسترسی به محتوای ذخیره شده در اپلیکیشن های قدیمی) پس از دستیابی، اپلیکیشن های جدید بر مبنای اطلاعات متمرکزی که توسط CSP مدیریت می شوند، ساخته و آماده استفاده می شوند و همه اینها زمانی جالب می شود که اپلیکیشن های چندگانه مختلفی را به CSP متصل کنید. CSP همچنین امکان ساخت راه حل های مختلف بر مبنای اطلاعات با منابع متفاوت را نیز ارائه می کند و به کاربر نهایی اجازه می دهد که به کلیه اطلاعاتی که به آنها نیاز دارد از سیستم ها و مخازن چند گانه به صورت یکجا دسترسی داشته باشد

اگر پیش مقدمه تحول دیجیتال در سازمان یکی از اهداف بالا را در خود داشته باشد، باید منابع اطلاعاتی مستقل از هم را به هم متصل کرده و به عنوان یک هاب مرکزی برای کندوکاو دارایی های اطلاعاتی در سازمان به کار گرفته شود.

3-  فرایند هنوز هم حکم فرماست اما نه در راهی که اکنون از آن استفاده می شود!

یکی از حوزه های اصلی که در ECM مدیریت محتوای سازمانی در سازمانها استفاده می شود خودکار سازی فرایند هاست. فرایند های سنتی برای اتوماسیون منسوخ شده اند شامل فرایند دریافت و پرداخت، مدیریت طول عمر کارمند و منابع انسانی و مدیریت اتاق پستی دیجیتال.

این فرایند ها به طور کلی تراکنشی بوده بدین معنی که با حجم عظیمی از اسناد و اطلاعات در فرایند ها رو به رو هستند. نتایج به دست آمده از اتوماسیون بسیار عالی است، اما بسیاری از سازمانها هرگز اتوماسیون اجرا نکرده اند. چرا؟ ایراد کار کجاست؟

اغلب به این دلیل که فرایند های کسب و کاری خود را به خوبی تعریف و مشخص نکرده و برای کد گذاری در محیط ECM آماده نیستند. و برخی دیگر نیز به این دلیل که فرایند های آنها نیاز به دریافت اطلاعات از سیستم های مختلفی دارد و یکپارچگی با سیستم ها وجود ندارد در پروژه اتوماسیون شکست می خورند.

مدیریت فرایند های سازمان

طبق تحقیقات AIIM و Nuxeo خودکارسازی فرایند ها اولین محرک برای استفاده از مدیریت اطلاعات است اما راهی که سازمانها برای خودکار شدن نیاز به آن دارند در حال تغییر است. طبق تعریف اکثر کارهایی که کارکنان متخصص انجام می دهند فرایندی را در طی می کنند. اما به طور کلی شفاف نیستند. برای مثال معرفی کارمند جدید در سازمان همیشه مراحل مشابهی را داراست: ایجاد سوابق کارمند، اضافه کردن وی به دامنه سازمانی و سیستم های ایمیلی و غیره. اما استخدام کارمند در مقابل بسیار فرایند تک کاره ایی است. فاز های مختلفی برای آن فرایند وجود داشته و پله های کلیدی نیز هستند که باید یکی پس از دیگری طی شوند و در این بین نیز فاز های متنوعی به مرحله تکمیل می رسند اما جمع آوری اطلاعات، محتوا و زمانبندی آنها قطعا ثابت نیست.

این فرایند های تک کاره نیاز به ترکیب اطلاعات و محتوا از منابع مختلف داشته تا آن را با رابط کاربری شخصی سازی شده و راه حلی که فرایند را به حرکت در می آورد در زمان مناسب به کاربر نهایی تحویل دهد. راه حل های ECM با این نوع از فرایند ها مواجه نمی شود اما برای دستیابی به تحول دیجیتال، اینها دقیقا جنبه هایی از کسب و کار هستند که باید شناسایی شوند. و اینجا دقیقا همان جایی است که باید بستر خدمات محتوا قرار گیرد تا تحول دیجیتال در مسیر خود به حرکت در آید.

تحول دیجیتال بهترین را داشتن نیست … !

• تحول دیجیتال آغازی مهم برای تقویت سازمانها جهت بقا در رقابت امروز و آینده بازار جهانی است.
• فناوری مهم برای حرکت در مسیر تحول دیجیتال هم اکنون اینجاست..

بستر خدمات محتوا (CSP) به عنوان ستون فقرات تحول دیجیتال در هر سازمان و کسب و کاری، انقلاب بر پا می کند.