تحول مدیریت اسناد به خدمات محتوا

در گذشته اولویت با بایگانی و مدیریت اسناد فیزیکی بود اما با پیشرفت فناوری اطلاعات اولویت به مدیریت محتوای سازمانی و مدیریت آن تغییر یافت و امروزه اولویت اصلی با اطلاعات الکترونیکی می باشد. امروزه دیگر از مدیریت محتوای سازمانی ([1]ECM) صحبتی بر زبانها نیست بلکه براساس گزارش‌ اخیر گارتنر خدمات محتوا (CS)[2] انقلابی در بازار ECM به پا کرده که بیانگر تغییر کاربری سامانه های سیلو محور[3] و جامع به سمت سیستم های یکپارچه و باز است.

تولد ECM

اولین بار مدیریت محتوای سازمانی در سال 2001 معرفی شد، ارائه دهندگان سیستم های مدیریت اسناد سازمانی، قابلیت های انواع مختلف مخازن و سیلو های محتوایی را با هم ادغام کردند تا در یک زیرساخت واحد، محتوای سازمانی را فارغ از نوع آن مدیریت کنند. در واقع ECM، پیوند دهنده مدیریت اسناد سازمانی ( EDM[4])، مدیریت محتوای وب(WCM[5]) و مدیریت دارایی دیجیتال ( DAM [6]) می باشد. اینگونه تغییر در سیستم های مدیریت محتوای سازمانی به قدری قابل تامل بود که باعث معرفی ECM به دنیا شد.

ECM با دو ماموریت پا به عرصه سیستم های مدیریتی نهاد:

• اول: تایید کرد که محتوای پشتیبانی شده توسط سیستم های جداگانه قبلی (EDM، WCM، DAM) کماکان الزامات کسب و کار را پوشش می دهند همچنین اسناد، صفحات وب و رسانه­ های غنی[7]، قالب پرونده ایی متفاوتی داشته و در طول عمر خود به روش‌های مشابه مدیریت می‌شوند.
• دوم: یک زیرساخت واحد را برای کل محتوای سازمانی شامل اسناد فیزیکی، اسناد دیجیتال تولید شده، صفحات وب، رسانه‌های غنی و محتوای شبکه های اجتماعی ارائه نموده است.

در طول زمان، ECM  تکامل پیدا کرد و تکنولوژی های جدید مانند مدیریت سوابق، صفحات وب و رسانه‌های غنی به آن اضافه شد همچنین روش استفاده از این تکنولوژی های جدید نیز تغییر یافت. مدیریت محتوای سازمانی در یک زیرساخت واحد به دلیل تفاوت زیاد use case های آن‌ها، سخت‌تر شد و بدین صورت ECM معنای جدیدی یافت.

معرفی ECM

در گزارش سال 2015 گارتنر، اصطلاح مدیریت محتوای سازمانی (ECM)، راهبرد و معماری فنی را توصیف می‌کند که از انواع محتوا و فرمت در طول دوره عمر محتوا پشتیبانی می‌نماید. ECM می تواند به عنوان یک راهبرد به شرکت‌ها در کنترل محتوای آن‌ها، فرآیندهای کسب و کار، انطباق محتوا، مدیریت سوابق و اشتراک گذاری و تبادل محتوا و اسناد کمک کند. ECM را به عنوان یک معماری فنی می توان به صورت یک مجموعه از محصولات با کاربری شخصی یا سازمانی و یا به عنوان محصولاتی جداگانه با معماری مشترک در زیرساخت ارائه داد.

به طور خلاصه مدیریت محتوای سازمانی را میتوان اینگونه تعریف نمود :

«ECM مجموعه ایی از استراتژی ها، متدها و ابزار هایی جهت برداشت، رقومی سازی، مدیریت، ذخیره سازی و ارائه محتوای مرتبط با فرآیند­های سازمانی است همچنین مدیریت اطلاعات غیر ساختارمند سازمان را با هر فرمتی که موجود باشد، ممکن می سازد. »

چالش های ECM

ECM به جای تمرکز بر روی محتوا سعی داشت اسناد را مدیریت کند که این نقطه ضعفی در ماموریت اول آن بود همچنین صفحات وب و رسانه‌های غنی باز هم به صورت جدا از محتوا مدیریت می شدند در واقع اصول استانداردی برای ارتباط موثر بین ECM و سیستم های WCM و BPM وجود نداشت. برای ادامه مقاله کلیک کنید.

————————————————————————————————————————————–

[1] Enterprise Content Management

[2] CS – Content Services

[3] Silo-Based

[4] Enterprise Document Management

[5] Web Content Management

[6] Digital Asset Management

[7] Rich Media