آرشیو روابط عمومی سازمانها چند تفاوت جدی با سایر سیستمهای آرشیو دارد و همین تفاوتها باعث گردیده که در شرکت آبان به صورت تخصصی سیستمی کارآ و آسان برای این حوزه طراحی و ساخته شود، برخی از این تفاوتها عبارتند از:
- حجم اطلاعات روابط عمومی معمولا از کل اطلاعات سازمان بیشتر است.
- در روابط عمومی حجم بالایی فیلم نگهداری می شود که ساختاری متفاوت از نگهداری اسناد اسکن شده را می طلبد.
- با عکسهای نگهداری شده در بخش روابط عمومی نمی توان مانند اسناد پیوست یک مدرک اصلی برخورد کرد، چرا که ممکن است چند صد عکس در یک فولدر به یک مراسم مربوط باشد و روش مدیریت استاندارد در مدیریت اسناد، کار را برای کاربر روابط عمومی مشکل می کند.
- امکاناتی مانند تغییر سایز عکس، چرخش آن، تولید Thumbnail و فشرده سازی فیلمها مورد نیازند.
- کاربر نیاز دارد مجموعه ای از عکسها و فیلمها را در قالب یک مجموعه جدید بسته بندی نموده و روی سی دی یا وب برای شخص دیگری ارسال نماید.
- سیستمهای دیگری در سازمان مانند پورتال درون سازمانی یا وب سایت سازمان ممکن است به محتوای اسناد روابط عمومی ارجاع دهند و رابطهای نرم افزاری مناسب برای اینگونه ارجاعات باید در سیستم تعبیه شده باشد.
- از آنجایی که اطلاعات روابط عمومی بسیار حجیم ولی با نرخ مراجعه و بازیابی پایینی می باشد، نرم افزار باید به گونه ای ساخته شود که بتواند از سخت افزار های تخصصی نگهداری طولانی مدت و ارزان اطلاعات مانند Tape Jukebox یا Blu-Ray Jukebox استفاده نماید.
چنین سیستمی، بصورت کامل در شرکت آبان تولید شده و سازمانهای دولتی و بانکها امکان دریافت دموی آن را دارا می باشند.