پروژه آرشیو اسناد با فاز مهندسی اسناد آغاز می شود.
مهندسی اسناد یعنی
شناسایی فرمت ها، گردش کارها و دستورالعمل هایی که از لحظه تولد تا امحاء یک سند دخیل هستند.
طراحی فاز اسکن و مخزن نگهداری بر اساس این شناسایی صورت پذیرد.
چه چیزهایی برای ما سند هستند؟
چه اولویتی دارند؟
قواعد دسترسی به آنها چگونه است؟
چه دوره عمری در سازمان دارند؟ و ….
انجام این کار نیازمند سالها تجربه و آموزش است.
این کار در شرکت آبان بصورت یک فعالیت روزمره چندین سال تمرین شده است.
در مرحله بعد نرم افزار اسکن اسناد و نرم افزار آرشیو اسناد و بازیابی آنها بر اساس نیازمندی های تعیین شده در فاز مهندسی، پیکره بندی می گردند.
از ابزارهای مورد استفاده در فازهای طراحی و تحلیل:
پرسشنامه های تخصصی موجود در این شرکت برای تعیین محدوده، حجم اطلاعات، ساختارهای ارتباطی و فرمت ها و گردش کارها هستند.
ساختار مدیریتی پروژه مشاوره آرشیو اسناد
در فاز طراحی، یک نفر مدیر پروژه با حدود 20 سال سابقه کار در زمینه طراحی و تحلیل و دارای گواهینامه مهندسی اسناد از شرکت ایزی آلمان به همراه دو کارشناس دارای همان مدارک همکاری می نمایند. سپس مدیر پروژه به همراه 3 نفر تیم نرم افزار مجرب و یکنفر مستند ساز، کار را تا مرحله آموزش پیش می برند.
استانداردهای مرجع
بسته به شرکت استفاده کننده، استاندارد مورد رجوع جهت آرشیو اسناد متفاوت است. بطور مثال در حوزه بانک و بیمه، استاندارد اصلی در این پروژه SEC-17a بخش 4 می باشد. که قواعد و نیازمندی های آرشیو الکترونیکی اسناد بانکی را مشخص نموده و همچنین دستور العمل نگهداری و امحا اسناد بانک مرکزی اجرا می گردد.