اجرای پروژه آرشیو الکترونیکی در بانکها و موسسات بیمه، پر چالش، پر ریسک و دارای پیچیدگی های فنی است. خدمتی که شرکت آبان ارایه می نماید، در اختیار قراردادن راه حلی فکر شده، اجرا شده و موفق است که کلیه جوانب مدیریتی، اجرایی و فنی آن در هزاران ساعت کار دیده شده و منطبق بر آخرین فنآوری ها و استانداردهای بین المللی می باشد.
بانک هایی که این شرکت افتخار خدمت به آنها را داشته، به دلایل ذکر شده در ذیل، این پروژه را به انجام رساندند و در حال حاضر در حال بهره برداری از سیستم های ارائه شده می باشند.
این محصول به سادگی و بدون نیاز به تغییر در نرم افزاری های اداری و مالی موجود و ابزار های نرم افزاری مزایای ذیل را دارا می باشد:
- صرفه‌جویی فوق‌العاده در حجم و فضای بایگانی
- امکان دسترسی و بازیابی سریع اسناد با استفاده از آرشیو الکترونیکی
- امکان تجمیع کلیه اسناد
- ایجاد پایگاه اطلاعاتی اسناد بانک و حذف افزونگی اطلاعات
- امکان تعریف سطوح مختلف دسترسی مصوب شده در بانک
- کنترل متمرکز بر دسترسی افراد به اسناد و حفظ محرمانگی اسناد
- ثبت فعالیت‌ها و دریافت گزارش‌های متنوع از عملکرد افراد نسبت به اقدامات انجام شده بر روی اسناد
- دریافت گزارش‌های تفصیلی و آماری از جنبه‌های مختلف بایگانی
- امکان کار همزمان کاربران بر روی یک سند و اتصال سند با موضوعات مختلف بانکی
- امکان انتشار اسناد و ارایه به مراجع قانونی ذی صلاح در چارچوب مجوزهای سیستمی و قانونی
- بالا بردن ایمنی اسناد فیزیکی در مقابل حوادث طبیعی و غیر طبیعی
- از بین رفتن مخاطرات ناشی از جابجایی اسناد و جلوگیری از گم شدن، مفقودی و بروز خرابی‌های فیزیکی احتمالی اسناد و دستکاری‌های احتمالی
- کاهش فضای بایگانی
- فراهم کردن بستر مناسب جهت امحاء اسناد بر اساس دستورالعمل‌های مدون
- سازمان‌دهی بایگانی اسناد در انبارهای فیزیکی بانک بر اساس کدینگ نظم یافته در سیستم
- ایجاد بستر مناسب جهت بایگانی دیجیتال اسناد در صورت مجوز بانک مرکزی
- سرعت و اثر بخشی بیشتر در ردیابی، کنترل و عملیات بر اسناد بانک و کاهش زمان پاسخ‌گویی
- امکان ردیابی اسناد بانک توسط مدیران ارشد به صورت آنی
- در دسترس بودن کلیه اسناد مشتری به صورت لحظه‌ای جهت پیگیری عملیات مشکوک در مباحث مربوط به پولشوئی
محقق شدن الزامات، قوانین و دستورالعمل‌های بانک مرکزی که به شرح زیر به بانکها بخشنامه شده که دو مورد از آنها در پیوست شماره 2 آورده شده است:
- آئین‌نامه مستندسازی جریان وجوه در کشور – موضوع مصوبه شماره 211815/ت/39395 – مورخ 1386/12/26 هیئت محترم وزیران و دستورالعمل چگونگی شناسائی مشتریان موسسات اعتباری (ابلاغی طی نامه شماره 3118/ه- مورخ 1387/06/30 مدیرکل بانک مرکزی)
- آئین‌نامه اجرائی قانون مبارزه با پولشوئی مورخ 1388/09/14
- بخشنامه شماره 80223/89 مورخ 1389/04/15 بانک مرکزی در خصوص آئین‌نامه مدت و طرز نگهداری اوراق بازرگانی، اسناد و دفاتر بانکها، که در این بخشنامه مشخصاً ذکر شده است که “بانکها موظفند اطلاعات مربوط به اسناد سطح اول و دوم، سوم و بندهای الف از سطوح چهارم و پنجم را به صورت الکترونیکی و برای همیشه نگهداری نمایند”.
